Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026 — vor Produktivbetrieb durch den Betreiber prüfen und vervollständigen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Elias Becker, Nebeniusstraße 9, 68167 Mannheim, E-Mail: kontakt@tannel.de

1a. Zwei Rollen — wer wofür verantwortlich ist

Bei der Nutzung von Tannel fallen zwei Arten von Daten an, für die unterschiedliche Verantwortlichkeiten gelten:

Ihre Kontodaten (E-Mail-Adresse, Firmenprofil, Tarif): Hierfür sind wir Verantwortlicher. Es gilt diese Datenschutzerklärung.
Die Daten Ihrer Kunden, die Sie für Ihre Rechnungen eingeben: Hierfür sind Sie Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Grundlage ist unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), der mit der Nutzung des Dienstes gilt.

Praktische Folge: Ob Sie die Daten Ihrer Kunden verarbeiten dürfen, entscheiden Sie — wir kontrollieren die Inhalte Ihrer Rechnungen nicht. Unsere Pflicht ist die sichere, weisungsgebundene Verarbeitung.

2. Grundsätze: Privacy by Design

Keine Tracker, keine Analyse-Cookies, keine Werbung. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzung, CSRF-Schutz, Design-Einstellung, Rechnungsentwurf) — daher ist kein Cookie-Banner erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
EU-Hosting. Alle Daten werden auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet.
Datensparsamkeit. Wir erheben nur, was für die Rechnungserstellung erforderlich ist.

3. Kostenlose Tools (Viewer/Validator)

Zur Nutzung von Viewer und Validator laden Sie eine Rechnungsdatei auf unseren Server hoch. Die Datei wird dort vollständig im Arbeitsspeicher verarbeitet, um die Anzeige bzw. den Prüfbericht zu erzeugen; sie wird zu keinem Zeitpunkt auf einen dauerhaften Datenträger geschrieben und nach Erzeugung der Antwort unmittelbar aus dem Speicher entfernt. Es findet keine Speicherung, keine Weitergabe und keine inhaltliche Protokollierung der hochgeladenen Dateien statt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3a. Rechnung erstellen ohne Konto

Im Rechnungsgenerator können Sie eine E-Rechnung erzeugen, ohne sich zu registrieren. Ihre Eingaben werden dabei nicht auf unserem Server gespeichert, sondern in einem signierten Cookie in Ihrem Browser abgelegt (kf_entwurf), damit sie beim Wechsel zwischen Formular und Vorschau erhalten bleiben und bei einer späteren Registrierung übernommen werden können.

Das Cookie ist technisch notwendig für die von Ihnen aufgerufene Funktion, wird nach 24 Stunden ungültig und spätestens mit der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse gelöscht. Sie können es jederzeit selbst über Ihre Browser-Einstellungen entfernen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Benutzerkonto und Rechnungsdaten

Bei Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort (nur als Argon2-Hash gespeichert). Zur Rechnungserstellung verarbeiten wir Ihre Firmendaten sowie die von Ihnen eingegebenen Kunden- und Rechnungsdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Abnahmebelege mit Unterschrift: Wenn Sie einen Abnahmebeleg verwenden, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag den Namen und die handschriftliche Unterschrift der Person, die die Leistung abnimmt. Beides sind personenbezogene Daten der unterzeichnenden Person; Sie sind dafür verantwortlich, sie zu unterrichten. Die Unterschrift wird als Bild gespeichert und ausschließlich auf dem Beleg dieser einen Abnahme wiedergegeben — sie wird nicht ausgewertet, nicht mit anderen Daten verknüpft und nicht zur Identifizierung verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung uns gegenüber; für das Verhältnis zu Ihrem Kunden sind Sie verantwortlich).

Fehlerberichte und Kennzahlen: Tritt ein technischer Fehler auf, kann ein Bericht darüber an einen Dienstleister in der EU gehen. Er enthält keine Eingaben, keine Rechnungsdaten, keine Cookies und keine IP-Adresse — übermittelt werden Fehlertyp, Stelle im Programm und der aufgerufene Pfad ohne Parameter. Zur Frage, wie oft unsere kostenlosen Werkzeuge benutzt werden, führen wir außerdem reine Tageszähler; sie enthalten keinen Bezug zu einer Person, kein Wiedererkennungsmerkmal und keine Sitzungskennung. Deshalb setzen wir dafür auch keine Cookies und verwenden kein Analysewerkzeug. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Dienst).

Protokoll in Ihrem Konto: Wir halten fest, welche Vorgänge in Ihrem Konto stattgefunden haben — etwa dass eine Rechnung erstellt oder versendet wurde, mit Zeitpunkt und handelnder Person. Das dient dem Support und Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation. Rechnungsinhalte stehen dort nicht. Das Protokoll wird nach zehn Jahren gelöscht, spätestens jedoch mit Ihrem Konto.

E-Rechnungs-Postfach (Eingangsrechnungen): Auf Wunsch richten wir für Sie eine Eingangsadresse ein, an die Sie aus Ihrem Firmenpostfach weiterleiten können. Wir verarbeiten dann in Ihrem Auftrag die Rechnungen, die an Sie gerichtet sind — also auch Daten Ihrer Lieferanten und deren Ansprechpartner einschließlich Bankverbindung. Die empfangene Datei wird unverändert gespeichert; wir lesen sie aus, um sie darstellen und prüfen zu können, werten sie aber nicht darüber hinaus aus. Der Abruf erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung. Sie können jeden Eingang jederzeit selbst löschen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung uns gegenüber). Für die Weiterleitung aus Ihrem Postfach und für die Aufbewahrung sind Sie verantwortlich.

Export Ihrer Rechnungen: Sie können Ihre Rechnungen jederzeit selbst exportieren und dabei auch an eine von Ihnen angegebene Adresse senden lassen, etwa an Ihr Steuerbüro. Der Versand geht dann über unseren E-Mail-Dienstleister; die Auswahl der Empfängerinnen und Empfänger treffen ausschließlich Sie.

Jährliche Zusendung: Einmal im Jahr senden wir Ihnen die Rechnungen des Vorjahres unaufgefordert an Ihre Konto-E-Mail-Adresse. Das geschieht, weil unsere Speicherung nur eine Zweitkopie ist und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht Sie trifft — Sie sollen Ihre eigene Kopie sicher haben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung; siehe § 7 der AGB). Sie können diese Zusendung jederzeit unter Einstellungen → Export abschalten.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Rechnungen, solange Ihr Konto besteht. Diese Speicherung ist eine zusätzliche Kopie zu Ihrer Bequemlichkeit — kein Archiv im Rechtssinne . Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen (§ 147 AO, § 14b UStG) trifft Sie als Rechnungsaussteller, nicht uns; wir bewahren nichts für Sie auf. Löschen Sie Ihr Konto, werden alle Rechnungs- und Kundendaten sofort und vollständig entfernt — es gibt keine Nachfrist und keine Wiederherstellung. Exportieren Sie Ihre Daten daher vorher. Näheres in § 7 der AGB.

5. Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Tarifen erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland). Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) werden direkt von Stripe verarbeitet und erreichen unsere Server nicht. Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Server-Logs

Zur Gewährleistung des sicheren Betriebs werden IP-Adresse, Zeitstempel und aufgerufene URL kurzfristig in Server-Logs verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zwei dieser Rechte können Sie direkt in Ihrem Konto ausüben: Unter Einstellungen → Ihre Daten & Ihr Konto können Sie jederzeit alle Ihre Daten als ZIP-Archiv exportieren (Datenübertragbarkeit) oder Ihr Konto vollständig löschen. Bitte beachten Sie dabei die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen (§ 147 AO) und exportieren Sie Ihre Daten vor einer Löschung.

8. Datensicherheit und Datensicherung

TLS-Verschlüsselung, Argon2id-Passwort-Hashing, Verschlüsselung der ruhenden Daten, Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip. Die vollständige Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen finden Sie in § 5 des AV-Vertrags.

Zur Absicherung gegen Datenverlust werden die Daten regelmäßig verschlüsselt an einen vom Anwendungsserver getrennten Ort innerhalb der EU gesichert. Sicherungspunkte werden nach spätestens 30 Tagen überschrieben. Löschen Sie Ihr Konto, verschwinden Ihre Daten innerhalb dieses Zeitraums auch aus den Sicherungen.

9. Einstellung des Dienstes

Sollten wir den Betrieb von Tannel einstellen, kündigen wir dies mindestens 90 Tage vorher per E-Mail an und stellen Ihnen einen vollständigen Export Ihrer Daten bereit (§ 10 der AGB). Ihre Daten bleiben damit auch dann nutzbar, wenn es diesen Dienst nicht mehr gibt.